Qué debes evaluar antes de contratar a alguien

Cuando un emprendimiento comienza a crecer, llega un momento en el que una sola persona ya no puede encargarse de todas las actividades. Aumentan los pedidos, hay más clientes que atender y aparecen tareas que requieren tiempo y habilidades diferentes. En ese punto, contratar a alguien puede ser un paso importante para continuar creciendo.

Sin embargo, elegir a una persona para trabajar en el negocio no siempre es sencillo. Contratar demasiado rápido, dejarse llevar por una buena impresión o no explicar claramente las funciones del puesto puede generar problemas que después cuestan tiempo y dinero.

La buena noticia es que no necesitas tener un departamento de recursos humanos para tomar mejores decisiones. Con una planificación básica, preguntas adecuadas y criterios claros, puedes aumentar las posibilidades de encontrar a una persona que se adapte a las necesidades de tu negocio.

Identifica qué necesita tu negocio

Antes de publicar una vacante o comenzar a buscar candidatos, conviene detenerse a pensar por qué necesitas contratar. A veces, el problema no es la falta de personal, sino una mala distribución de las tareas o la ausencia de un proceso organizado.

Por ejemplo, si dedicas varias horas al día a responder mensajes de clientes, preparar pedidos y actualizar registros, quizá necesites ayuda administrativa o una persona que atienda las consultas. En cambio, si las ventas aumentan y no puedes preparar todos los pedidos, podrías necesitar apoyo en las operaciones.

Antes de contratar, pregúntate:

• ¿Qué tareas me están quitando más tiempo?
• ¿Qué actividades se están acumulando?
• ¿Qué trabajo necesita atención inmediata?
• ¿Qué habilidades hacen falta en el equipo?
• ¿La contratación resolverá un problema real?
• ¿Tengo suficientes ingresos para cubrir el pago de una nueva persona?

Responder estas preguntas permite definir mejor la necesidad y evita contratar por impulso.

También es importante considerar si algunas actividades pueden simplificarse antes de incorporar a alguien. Organizar los horarios, establecer procedimientos sencillos o utilizar herramientas digitales puede ayudar a reducir la carga de trabajo.

La primera decisión no consiste en elegir a una persona, sino en identificar qué trabajo necesitas resolver.

Define las funciones del puesto

Uno de los errores más comunes al contratar es buscar a alguien sin tener claro qué deberá hacer. Cuando las funciones no están definidas, es más difícil identificar al candidato adecuado y explicar qué esperas de su trabajo.

No necesitas elaborar un documento complicado. Puedes comenzar con una descripción sencilla que incluya las responsabilidades principales.

Por ejemplo, si necesitas a una persona para atender clientes, sus funciones podrían ser:

• Responder consultas por teléfono o mensajes.
• Explicar las características y los precios de los productos.
• Registrar pedidos correctamente.
• Dar seguimiento a las solicitudes pendientes.
• Informar sobre problemas que requieran atención.
• Mantener un trato amable y respetuoso.

En cambio, si buscas apoyo para organizar inventarios, necesitarás otras capacidades, como registrar entradas y salidas de productos, revisar existencias y mantener el espacio de almacenamiento ordenado.

Antes de iniciar la búsqueda, define también:

• El horario de trabajo.
• Los conocimientos indispensables.
• Las habilidades que deseas encontrar.
• Las responsabilidades del puesto.
• La experiencia que realmente necesitas.
• La persona a quien deberá consultar cuando tenga dudas.

Evita solicitar demasiados requisitos que no sean necesarios para el trabajo. Si una actividad puede aprenderse durante la incorporación, quizá no sea indispensable exigir experiencia previa.

Una descripción clara ayuda a atraer candidatos más adecuados y permite que las personas interesadas comprendan qué implica el puesto.

Busca habilidades, no solamente experiencia

La experiencia puede ser valiosa, pero no es el único factor que debes considerar. Una persona puede haber trabajado durante varios años y, aun así, no contar con las habilidades específicas que necesita tu negocio.

Del mismo modo, alguien que busca su primera oportunidad laboral puede demostrar responsabilidad, disposición para aprender y buenas habilidades de comunicación.

La elección debe depender de las tareas que realizará la persona y de las capacidades necesarias para cumplirlas.

Entre las características que puedes evaluar se encuentran:

• Responsabilidad: cumple los compromisos y reconoce sus obligaciones.
• Puntualidad: respeta los horarios acordados.
• Comunicación: expresa sus ideas con claridad y escucha a los demás.
• Organización: mantiene sus tareas ordenadas y sabe establecer prioridades.
• Aprendizaje: demuestra disposición para adquirir nuevos conocimientos.
• Resolución de problemas: busca alternativas cuando surge una dificultad.
• Trabajo en equipo: puede colaborar y mantener una relación respetuosa con otras personas.

No todas estas características tendrán la misma importancia en cada puesto. Para atender clientes, la comunicación puede ser fundamental; para organizar productos, quizá sea más importante la atención al detalle.

Lo importante es relacionar cada habilidad con las funciones que deberá realizar.

Prepara una entrevista sencilla

La entrevista te permite conocer mejor a los candidatos, comprender sus experiencias y descubrir cómo podrían desenvolverse en el puesto.

No es necesario convertirla en un interrogatorio. Lo recomendable es preparar preguntas relacionadas con las responsabilidades del trabajo y dar a cada candidato una oportunidad similar para responder.

Puedes comenzar con preguntas como estas:

• ¿Qué te interesa de este puesto?
• ¿Qué experiencia tienes en actividades similares?
• ¿Cómo organizas tus tareas cuando tienes varias cosas pendientes?
• ¿Qué harías si un cliente estuviera inconforme?
• ¿Cómo reaccionarías si no supieras realizar una tarea?
• ¿Qué necesitas aprender para desempeñarte mejor en este trabajo?

También puedes pedir ejemplos concretos. Si alguien afirma que es organizado, pregúntale cómo organiza sus actividades. Si menciona que sabe atender clientes, puedes pedirle que explique cómo resolvería una situación difícil.

Presta atención a la claridad de las respuestas, la capacidad para escuchar y la manera en que cada persona explica sus decisiones.

Para comparar mejor a los candidatos, utiliza las mismas preguntas principales y anota las respuestas más relevantes. Así evitarás depender únicamente de lo que recuerdes al terminar las entrevistas.

Evita contratar por una buena impresión

Una conversación agradable puede hacer que un candidato parezca ideal. Sin embargo, llevarse bien durante una entrevista no garantiza que la persona pueda cumplir con las responsabilidades del puesto.

Por eso, conviene evaluar las capacidades con criterios previamente definidos.

Algunos errores que deberías evitar son:

• Contratar por urgencia: elegir a la primera persona disponible sin comprobar si cumple los requisitos necesarios.
• Guiarte únicamente por la simpatía: confundir una buena conversación con la capacidad para realizar el trabajo.
• Exigir experiencia innecesaria: descartar candidatos que podrían aprender las tareas con una capacitación adecuada.
• No comprobar la información relevante: cuando corresponda, verificar la experiencia o las referencias laborales con el consentimiento del candidato.
• Hacer preguntas diferentes a cada persona: dificultar la comparación entre candidatos.
• Prometer condiciones que no puedes cumplir: generar expectativas incorrectas sobre horarios, funciones o remuneración.

También es importante evaluar a todas las personas con respeto, utilizar criterios relacionados con el puesto y evitar decisiones basadas en prejuicios o características personales que no determinan su capacidad para trabajar.

Una buena contratación requiere observar evidencias, no buscar a alguien que simplemente produzca una impresión favorable.

Compara a los candidatos antes de decidir

Cuando termines las entrevistas, dedica unos minutos a comparar la información obtenida. No necesitas una herramienta complicada: una tabla sencilla puede ayudarte a tomar una decisión más ordenada.

Puedes utilizar una escala del 1 al 5, donde 1 representa un nivel bajo y 5 uno alto, para evaluar aspectos como los siguientes:

Adapta los criterios a cada puesto. No sería adecuado utilizar exactamente la misma evaluación para alguien que atenderá clientes y para una persona que organizará productos.

Tampoco es necesario elegir automáticamente a quien obtenga la puntuación más alta. Revisa cuáles son las habilidades indispensables, qué aspectos pueden aprenderse y si la persona puede cumplir las condiciones reales del trabajo.

Si tienes dudas entre dos candidatos, puedes realizar una prueba práctica breve y relacionada con el puesto. Por ejemplo, pedir a alguien que organice una lista de pedidos o que explique cómo respondería una consulta habitual de un cliente.

Las pruebas deben ser razonables, transparentes y adecuadas a las funciones. No deberían convertirse en trabajo gratuito ni exigir información personal que no sea necesaria.

Prepara una buena incorporación

Elegir a la persona adecuada es importante, pero también lo es ayudarla a comenzar correctamente. Incluso alguien con experiencia necesita conocer la forma de trabajar, los productos, los clientes y las reglas de tu negocio.

Durante los primeros días, procura explicar:

• Cuáles son sus funciones y responsabilidades.
• Qué tareas tienen prioridad.
• Cómo debe realizar las actividades principales.
• Qué herramientas utilizará.
• A quién puede acudir cuando tenga dudas.
• Cómo se revisará su trabajo.
• Qué resultados esperas durante las primeras semanas.

No des por hecho que la persona comprenderá todo desde el primer día. Explica los procedimientos, muestra ejemplos y permite que haga preguntas.

También es recomendable conversar periódicamente durante el inicio. Puedes preguntarle qué dificultades ha encontrado, qué necesita aprender y si comprende las prioridades del puesto.

Este acompañamiento ayuda a detectar errores a tiempo y permite corregir confusiones antes de que se conviertan en problemas mayores.

Elegir bien es una inversión en tu negocio

Contratar personal no consiste solamente en encontrar a alguien que esté disponible para trabajar. Se trata de identificar una necesidad, definir las responsabilidades y elegir a una persona cuyas capacidades correspondan con lo que el negocio necesita.

Cuando tomas el tiempo para preparar el proceso, puedes evitar decisiones apresuradas y aumentar las posibilidades de construir un equipo que contribuya al crecimiento del emprendimiento.

Recuerda que no necesitas encontrar a una persona perfecta. Necesitas identificar a alguien que cumpla los requisitos esenciales, tenga las habilidades necesarias o la disposición para aprenderlas, y comprenda las responsabilidades que asumirá.

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