Cuando un negocio comienza a crecer, llega un momento en el que una sola persona ya no puede encargarse de todas las actividades. Aparecen nuevas tareas, más clientes y mayores responsabilidades, por lo que incorporar a otras personas puede convertirse en una necesidad.
Sin embargo, contratar a alguien no consiste únicamente en encontrar una persona disponible para ocupar un puesto. Quienes trabajan en el negocio pueden influir directamente en la atención al cliente, la calidad del trabajo, el cumplimiento de las tareas y la forma en que se utilizan los recursos. Por eso, elegir bien a las personas que formarán parte del equipo es una decisión importante para cualquier negocio.
No se trata solamente de llenar un puesto
Cuando existe una necesidad urgente de personal, puede ser tentador contratar rápidamente a la primera persona disponible. El problema es que una incorporación apresurada puede generar dificultades posteriormente si la persona no cuenta con las capacidades necesarias o si sus características no corresponden con lo que el puesto requiere. Antes de buscar a alguien, conviene definir con claridad qué necesita realmente el negocio.
Esto puede incluir:
- Las actividades que realizará la persona.
- Los conocimientos que necesita tener.
- Las habilidades que deberá desarrollar.
- El nivel de experiencia requerido.
- Los horarios y responsabilidades del puesto.
- La relación que tendrá con clientes o colaboradores.
Tener claro el perfil facilita la búsqueda y permite evaluar a las personas con criterios relacionados con las necesidades reales del negocio.
Las habilidades deben corresponder al trabajo
No todas las posiciones requieren las mismas capacidades. Una persona puede tener mucha experiencia en ventas, pero no necesariamente contar con las habilidades necesarias para llevar registros administrativos. De la misma manera, alguien con conocimientos técnicos puede no tener experiencia atendiendo clientes. Por eso, la experiencia debe analizarse en relación con las funciones que tendrá que realizar.
También puede ser útil considerar:
- Conocimientos técnicos.
- Capacidad para aprender.
- Experiencia relacionada con el puesto.
- Manejo de herramientas necesarias para el trabajo.
- Capacidad para resolver situaciones cotidianas.
- Forma de comunicarse con otras personas.
La intención no es encontrar a alguien que sepa absolutamente todo, sino identificar si sus capacidades pueden responder a lo que el negocio necesita y si existe posibilidad de desarrollar aquellas que todavía no posee.
La responsabilidad también cuenta
Los conocimientos son importantes, pero no son el único aspecto que debe considerarse. La responsabilidad puede tener un impacto considerable en el funcionamiento diario de un negocio. Cumplir horarios, atender tareas pendientes, cuidar materiales, respetar procedimientos y comunicar oportunamente cuando surge un problema son comportamientos que pueden facilitar o dificultar la operación.
Por eso, durante un proceso de selección también conviene prestar atención a la manera en que una persona explica sus experiencias, responde ante determinadas situaciones y asume responsabilidades. No se trata de buscar una persona perfecta. Se trata de identificar comportamientos que puedan ser compatibles con las responsabilidades que tendrá dentro del negocio.
Contratar pensando en las necesidades reales
Una contratación debería responder a una necesidad concreta y no únicamente a la sensación de que hace falta “más personal”. Antes de incorporar a alguien, el negocio puede revisar qué problema busca resolver.
Por ejemplo:
- ¿Se necesita atender a más clientes?
- ¿Existen tareas administrativas que están acumulándose?
- ¿Hace falta una habilidad que actualmente nadie tiene?
- ¿Se necesita cubrir un horario específico?
- ¿Una persona puede liberar tiempo para que otras se concentren en actividades más importantes?
Responder estas preguntas ayuda a definir mejor el puesto y también permite evaluar si la contratación realmente contribuirá al funcionamiento del negocio.
La adaptación también requiere tiempo
Incluso cuando se selecciona a una persona con experiencia, es normal que necesite tiempo para conocer el negocio. Cada lugar tiene sus propios clientes, productos, herramientas, procedimientos y formas de trabajar. Por eso, la incorporación no debería terminar el día en que se realiza la contratación.
Es conveniente explicar desde el inicio:
- Qué debe hacer la persona.
- Cuáles son sus responsabilidades.
- A quién debe acudir cuando tenga dudas.
- Qué resultados se esperan de su trabajo.
- Qué procedimientos debe conocer.
- Cómo se evaluará su desempeño.
Una incorporación ordenada puede facilitar que la persona comprenda más rápidamente lo que se espera de ella y reduzca las confusiones durante sus primeras semanas.
Observar el desempeño
La selección es solo el comienzo. Una vez que la persona empieza a trabajar, el negocio necesita observar si realmente está cumpliendo con las funciones para las que fue incorporada. Esto no significa vigilar constantemente cada actividad, sino establecer criterios que permitan saber si el trabajo se está realizando adecuadamente.
Algunos aspectos que pueden revisarse son:
- Cumplimiento de las responsabilidades.
- Calidad del trabajo.
- Puntualidad.
- Capacidad para seguir instrucciones.
- Relación con clientes y compañeros.
- Capacidad para resolver problemas.
- Disposición para aprender.
Estas observaciones también permiten identificar necesidades de capacitación y acompañamiento.
Una buena incorporación puede beneficiar al negocio
Elegir correctamente a quienes trabajan en un negocio puede generar beneficios que van más allá de cubrir una vacante. Una persona que comprende sus responsabilidades y cuenta con capacidades adecuadas puede contribuir a mantener la calidad del servicio, organizar mejor determinadas actividades y liberar tiempo para que otras personas se concentren en funciones diferentes.
Además, cuando las responsabilidades están bien distribuidas, el negocio puede depender menos de una sola persona para realizar todas las tareas. Esto resulta especialmente importante a medida que la operación crece. Un negocio que quiere avanzar necesita desarrollar una estructura que permita distribuir el trabajo de manera adecuada.
Una decisión de todo administrador
La selección de personal suele verse como un asunto exclusivamente relacionado con recursos humanos, pero también tiene una dimensión administrativa. Incorporar a una persona representa una decisión que implica tiempo, dinero, responsabilidades y expectativas sobre lo que esa incorporación aportará al negocio. Por eso, antes de contratar, conviene analizar tanto las necesidades del puesto como la capacidad del negocio para asumir esa incorporación.
Elegir bien no significa buscar a la persona con más experiencia o contratar al perfil más costoso. Significa encontrar una combinación adecuada entre las necesidades del negocio, las responsabilidades del puesto y las capacidades de la persona.
Las personas que trabajan en un negocio forman parte de su funcionamiento diario. Por eso, elegirlas únicamente por disponibilidad puede dejar de lado aspectos importantes como sus capacidades, experiencia, responsabilidad y posibilidad de adaptación.
Definir primero qué necesita el negocio, establecer con claridad las funciones y evaluar las capacidades de cada persona permite tomar decisiones de contratación con mayor criterio. Además, una buena incorporación requiere acompañamiento y claridad para que quien se integra pueda comprender su responsabilidad y desarrollar su trabajo adecuadamente.
Cuando el negocio elige y organiza mejor a las personas que forman parte de su equipo, también crea mejores condiciones para distribuir el trabajo, atender sus responsabilidades y continuar creciendo de manera ordenada.
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