Un negocio puede tener mucho trabajo y, aun así, no estar siendo productivo. Pasar más horas trabajando, atender muchas tareas al mismo tiempo o mantener a todo el equipo ocupado no significa necesariamente que se estén obteniendo mejores resultados. La productividad tiene más que ver con la relación entre los recursos que se utilizan y lo que el negocio consigue con ellos.
En términos sencillos, un negocio es más productivo cuando logra obtener mejores resultados utilizando de manera adecuada su tiempo, su dinero, sus herramientas y el trabajo de las personas. Por eso, mejorar la productividad no siempre significa trabajar más. Muchas veces significa trabajar mejor.
Estar ocupado no es lo mismo que ser productivo
Uno de los problemas más comunes es confundir actividad con productividad. Responder mensajes durante todo el día, asistir a reuniones, revisar constantemente las redes sociales o atender pequeñas tareas puede ocupar muchas horas sin aportar demasiado al resultado final.
Una forma sencilla de comenzar a revisar la productividad es preguntarse:
- ¿Qué actividades generan resultados?
- ¿Cuáles consumen tiempo sin aportar demasiado?
- ¿Qué tareas podrían hacerse de una manera más sencilla?
- ¿Qué actividades se repiten innecesariamente?
- ¿Qué problemas hacen que el equipo pierda tiempo?
Estas preguntas permiten descubrir que algunas de las actividades que forman parte de la rutina no necesariamente tienen la misma importancia.
El tiempo también es un recurso
El dinero suele recibir mucha atención porque es fácil identificar cuánto entra y cuánto sale. El tiempo, en cambio, puede desperdiciarse sin aparecer directamente en una cuenta. Una tarea que debería tomar treinta minutos puede terminar ocupando dos horas si no existe información clara, si se repite trabajo o si hay que corregir constantemente lo realizado. Por eso, conviene observar dónde se utiliza el tiempo.
Por ejemplo:
- Tareas que se repiten todos los días.
- Procesos que requieren demasiados pasos.
- Búsqueda constante de información.
- Esperas entre una actividad y otra.
- Correcciones por falta de comunicación.
- Reuniones que podrían resolverse de otra manera.
- Actividades que podrían apoyarse en herramientas digitales.
No se trata de eliminar todo lo que no produce dinero directamente. Algunas actividades son necesarias para que el negocio funcione. La cuestión es determinar cuánto tiempo requieren y si existe una manera más eficiente de realizarlas.
Priorizar también mejora la productividad
Cuando todo parece urgente, resulta difícil saber qué debe hacerse primero. Un equipo puede comenzar muchas tareas y terminar pocas. También puede dedicar gran parte del día a resolver asuntos pequeños mientras deja pendientes actividades que tienen mayor impacto. Una mejor organización comienza por distinguir entre lo importante y lo secundario.
Por ejemplo, puede ser útil identificar:
- Las tareas que tienen impacto directo en las ventas.
- Las actividades necesarias para mantener la operación.
- Los problemas que deben resolverse cuanto antes.
- Las tareas que pueden programarse para después.
- Las actividades que pueden delegarse.
- Las acciones que realmente no necesitan realizarse.
Priorizar no significa trabajar menos. Significa utilizar la capacidad disponible en aquello que puede generar mayor valor para el negocio.
Los problemas repetitivos reducen la productividad
Cuando un mismo problema aparece una y otra vez, no siempre basta con resolverlo cada vez que ocurre. Si todos los días alguien tiene que buscar una información que debería estar disponible, si constantemente se cometen los mismos errores o si una tarea depende de que una sola persona recuerde cómo hacerla, existe una oportunidad para mejorar la forma de trabajar.
Algunos problemas pueden reducirse mediante:
- Información mejor organizada.
- Instrucciones más claras.
- Herramientas adecuadas.
- Responsabilidades bien definidas.
- Plantillas para tareas repetitivas.
- Capacitación.
- Automatización de determinadas actividades.
La idea no es llenar el negocio de procesos complicados. Al contrario, se trata de encontrar formas sencillas de evitar que el mismo tiempo y esfuerzo se desperdicien una y otra vez.
La tecnología puede ayudar, pero no hace todo el trabajo
Existen herramientas para organizar información, controlar ventas, administrar inventarios, elaborar reportes, comunicarse con clientes y automatizar determinadas tareas. Sin embargo, incorporar una herramienta no garantiza por sí mismo una mejora en la productividad. Si el proceso está mal organizado, una herramienta puede incluso hacerlo más complicado.
Antes de incorporar tecnología conviene preguntarse:
- ¿Qué problema quiero solucionar?
- ¿Cuánto tiempo consume actualmente?
- ¿La herramienta realmente reduce ese tiempo?
- ¿Quién la utilizará?
- ¿Qué información necesito obtener?
- ¿El costo de implementarla tiene sentido para el negocio?
La tecnología debe ayudar a resolver una necesidad concreta, no convertirse simplemente en otra actividad que el equipo debe aprender a manejar.
Medir ayuda a saber si realmente se está mejorando
Una mejora no debería evaluarse únicamente por la sensación de que ahora todo funciona mejor. Algunos indicadores sencillos pueden ayudar a comprobarlo.
Dependiendo de la actividad, se pueden observar:
- Tiempo necesario para completar una tarea.
- Cantidad de pedidos atendidos.
- Tiempo de respuesta a clientes.
- Número de errores o correcciones.
- Ventas realizadas por determinado período.
- Cantidad de tareas completadas.
- Tiempo necesario para preparar un pedido.
- Recursos utilizados para obtener determinado resultado.
No todos los negocios necesitan medir los mismos aspectos. Lo importante es elegir indicadores relacionados con las actividades que realmente importan. Si una nueva forma de trabajar reduce el tiempo necesario para realizar una tarea sin disminuir la calidad, existe una mejora de productividad. Si permite atender más clientes con los mismos recursos, también puede representar una mejora.
La productividad también depende de las personas
La productividad no se consigue simplemente exigiendo que las personas trabajen más rápido. Un equipo necesita herramientas adecuadas, información, objetivos claros y condiciones que permitan realizar correctamente su trabajo.
También es importante identificar qué actividades requieren más conocimiento o capacitación. Si una persona tarda demasiado en realizar una tarea porque nunca recibió la preparación necesaria, aumentar la presión no solucionará el problema. En ese caso, desarrollar sus capacidades puede tener un efecto mucho mayor.
La productividad, por tanto, también está relacionada con la manera en que el negocio aprovecha el conocimiento y las capacidades de las personas que forman parte de su equipo.
Mejorar poco a poco también cuenta
No todos los cambios de productividad tienen que ser grandes. A veces, una mejora pequeña aplicada todos los días puede representar un resultado importante con el tiempo.
Puede ser tan sencillo como:
- Reducir un paso innecesario.
- Organizar mejor una información.
- Utilizar una plantilla.
- Establecer una prioridad diaria.
- Evitar duplicar una tarea.
- Automatizar un cálculo.
- Definir quién se encarga de una actividad.
- Revisar un problema que se repite.
La productividad no consiste en llenar cada minuto del día con actividades. Consiste en conseguir que el esfuerzo realizado tenga una relación razonable con los resultados obtenidos. Un negocio más productivo no necesariamente es el que trabaja más horas, sino el que aprende a utilizar mejor sus recursos. Cuando el tiempo, las personas, las herramientas y el dinero se coordinan de manera adecuada, es posible hacer más con lo que ya se tiene y liberar recursos para crecer.
Por eso, mejorar la productividad comienza con algo muy sencillo: observar cómo se trabaja actualmente y preguntarse qué podría hacerse de una manera más eficiente.
Si quieres fortalecer tus conocimientos para organizar mejor los recursos, mejorar la gestión y tomar decisiones que ayuden al crecimiento de tu negocio, puede interesarte nuestro diplomado en administración de empresas y negocios, orientado a desarrollar conocimientos para una gestión más organizada y eficiente.